Wie bekomme ich die maximale Pauschale bei Reisekosten?

Eine Pauschale (abgeleitet von Bausch = dickes Stück) hört sich vom Prinzip her doch schon einmal gut an. Bei der Kilometerpauschale bekommt man also ein "dickes Stück Geld" zurück. So weit so gut.

Aber die Kilometerpauschale bekommt nur derjenige zurück, der nach seiner Dienstreise eine Reisekostenabrechnung einreicht. Aber wenn man dienstlich unterwegs war sind die gefahrenen Kilometer ja nicht die einzigen Kosten, die in eine Reisekostenabrechnung einfließen können.

Viele andere Dinge können ebenso abgerechnet werden und sollten bei der Reisekostenabrechnung unbedingt berücksichtigt werden. Egal ob tatsächliche Kosten oder ein Pauschalbetrag. Denn auf so einer Dienstreise verursachen mehrere Dinge unterschiedliche Kosten. Und die gilt es alle in der Reisekostenabrechnung zu erfassen wenn man kein Geld verschenken möchte. Aus diesem Grund beschäftigen sich auch viele Mitarbeiter nach einer Dienstreise so eifrig mit der Reisekostenabrechnung.

Aber nach der Dienstreise ist ein denkbar schlechter Zeitpunkt. Man hat vielleicht nicht mehr alle Daten so genau im Kopf oder wirft eventuell auch ein paar Dinge durcheinander. Viel einfacher wäre es da die Daten direkt während der Dienstreise zu erfassen. Dies geschieht auch oft mittels der wohlbekannten Reisekostenformulare.

Das ist schon einmal ein Schritt in die richtige Richtung. Aber was passiert wenn man die Daten, die so erfasst werden beispielsweise firmenintern Auswerten möchte? Daten, die in handschriftlicher Form auf Papier vorliegen sind nur mit zusätzlichem Aufwand in das EDV-System integrierbar. Viel einfacher wäre es wenn die Daten schon in elektronischer Form vorliegen würden.

Dieses Problem löst eine Reisekostenabrechnungssoftware. Mit Ihr können die Daten ortsunabhängig und zeitnah erfasst werden, also noch während der Dienstreise.

Dazu braucht der Mitarbeiter nur sein Notebook und eine Internetverbindung. Damit kann er sich einloggen und die Daten online auf den aktuellsten Stand bringen. Egal ob es nun tatsächlich entstandene Kosten sind oder ein Pauschalbetrag.

Wenn er dann im heimischen Büro seine Reisekostenabrechnung bei der Buchhaltung abgeben möchte, kann er die eingegebenen Daten übersichtlich ausdrucken und reicht diese Übersicht dann zusammen mit den Belegen der Dienstreise ein. Somit verfügt die Buchhaltung über alle notwendigen Daten. Und die Daten stehen auch in elektronischer Form zur Verfügung um sie später einfacher auswerten zu können

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