Was während einer Reise ins Ausland bei Reisekosten zu beachten ist
In vielen Berufen sind Dienstreisen eine Notwendigkeit. Ob nun der der Mitarbeiter, der einen Kunden besucht oder der Chef, der zum Auslandstermin fliegt um Vertriebspartner für neue Märkte zu akquirieren, beide müssen nach der Rückkehr eine Reisekostenabrechnung machen. Und gerade bei Auslandsreisen gibt es einiges zusätzlich zu beachten. Das Thema „Reisekosten Ausland“ birgt einige Stolpersteine.
Zum einen gibt es die Möglichkeit bei der Auslandsreise die Pauschalbeträge anzugeben, die für das jeweilige Land gelten. Die Liste mit den Ländern lässt sich dem Bundessteuerblatt Teil 1 entnehmen. Aber in vielen Fällen liegen die realen Kosten und die Pauschalbeträge weit auseinander. Und für den Werbekostenabzug sind, wie das Bundesministerium für Finanzen schreibt, die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgeblich:
Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 und R 9.11 Abs. 10 Satz 7 Nr. 3 LStR), für den Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Abs. 2 und 9.11 Abs. 8 LStR).Das heißt also im Klartext: Will man den Werbekostenabzug für die Reisekosten Ausland für sich in Anspruch nehmen, so ist es notwendig, alle verrechnungsfähigen Dinge zu protokollieren und die entsprechenden Belege dazu zu sammeln.
Hier hat man zwei Möglichkeiten. Entweder man setzt sich nach der abgeschlossenen Dienstreise an den Schreibtisch und macht die Reisekostenabrechnung praktisch aus der Rückschau. Dies ist aber zum einen sehr mühsam, da man sich an alle „Kleinigkeiten“ erinnern muss, und zum anderen auch sehr fehleranfällig da man vielleicht nicht mehr alle Daten zu Hand hat oder etwas durcheinander gebracht hat.
Viel einfacher geht die Reisekostenabrechnung da schon mit einer Online-Reisekostenabrechnungssoftware. Hier kann man schnell und einfach die Daten eingeben sobald sie vorhanden sind. Dies erhöht nicht nur die Genauigkeit sondern hilft auch, alle relevanten Ereignisse zeitnah zu erfassen. Somit sind die Reisekosten bei permanenter Nutzung der Software kein Problem. Und nach der Dienstreise kann man die Daten einfach ausdrucken und zusammen mit den auf der Dienstreise gesammelten Belegen in der Betriebsbuchhaltung abgeben und die Reisekosten Ausland sind erledigt.
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