Warum Formulare bei der Reisekostenabrechnung nicht immer die beste Lösung sind

Jeder kennt sie. Im Büroalltag begegnen sie einem auf Schritt und Tritt. Die Rede ist von Formularen. Manchmal hat man den Eindruck es gibt für alles und jeden das passende, manchmal auch unpassende Formular. Es gibt sie für alle möglichen Gelegenheiten egal ob es nun Formulare von Behörden sind, Firmeneigene oder von anderen Firmen. Und natürlich gibt es sie auch für die Abrechnung der Reisekosten.

Sie kommen zwar in verschiedensten Farben und Formen. Aber oft haben Sie eine Gemeinsamkeit: die Felder, in die etwas eingetragen werden soll sind oft viel zu klein. Wer hat es nicht schon erlebt? Man sitzt da, füllt ein Formular aus und denkt bei sich: „Wie soll ich das alles bloß in dieses winzige Kästchen bekommen?“ Und auch wenn man ein ausgefülltes Formular bekommt, können Probleme auftreten.

Beispielsweise bei der Schrift des Ausfüllers. Man sitzt da und versucht das ausgefüllte zu entziffern: „Ist das ein a oder ein o? Oder vielleicht eine 0?“ Vor diesem Problem sitzen auch oft die Damen und Herren in den Buchhaltungsabteilungen wenn sie das Reisekosten Formular der Mitarbeiter bearbeiten. Und manchmal geht es gar nicht anders und der Buchhalter muss den entsprechenden Mitarbeiter anrufen um zu erfahren was dort in der Reisekostenabrechnung steht. Dies ist nicht nur für den Bearbeiter in der Buchhaltungsabteilung ein zusätzlicher Aufwand, auch der Mitarbeiter, der die Reisekostenabrechnung eingereiht hat, wird eventuell bei einer wichtigen Tätigkeit gestört.

Dabei kann man das alles auch viel einfacher haben. Mit einer Online-Reisekostenabrechnungssoftware kann der Mitarbeiter auf Dienstreise, schon während er noch unterwegs ist, die entsprechenden Daten erfassen. Damit sind die Daten immer auf dem aktuellen Stand, keine verrechnungsfähigen Posten werden vergessen. Und der Mitarbeiter hat keine weiteren Probleme mehr mit der Abrechnung der Reisekosten. Er muss nur die Belege auf der Reise sorgsam aufbewahren.

Nach der Reise kann der Mitarbeiter bequem am PC im Büro die Reisekostenabrechnung ausdrucken, mit den Belegen zusammenheften und in der Buchhaltungsabteilung abgeben. Damit ist das Thema für Ihn erledigt. Und auch die Buchhaltungsabteilung hat Vorteile von dieser Vorgehensweise: sie erhält die Daten geordnet, in gut lesbarer Form und vor allem auch viel schneller als noch der alten Vorgehensweise.

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