Reisekosten und Spesen - So profitieren Sie richtig davon

"Ausser Spesen nichts gewesen." Vielen ist dieses Sprichwort bekannt. Und manche haben es auch schon am eigenen Leib erfahren müssen. Man ist unterwegs auf einer Dienstreise, fährt von Kunde zu Kunde und bekommt einen Korb nach dem anderen. Man tut sein bestes und versucht es wieder und wieder. Aber manchmal ist einfach der Wurm drin. Das kommt nicht oft vor, aber es passiert.

Und wie das Sprichwort es richtig beschreibt, die Spesen sind trotzdem entstanden, ganz unabhängig von dem Ergebnis der Dienstreise. Aber auch wenn die Dienstreise nicht wie geplant verlaufen ist sollte man trotz dem eine Reisekostenabrechnung machen. Es nutzt ja schließlich nichts, neben der nicht gut verlaufenen Dienstreise nun auch noch auf den ganzen Spesen sitzenzubleiben. Denn diese können beim Finanzamt eingereicht werden.

Zwar kann man nicht die gesamten, auf der Dienstreise entstandenen, tatsächlichen Kosten angeben, aber pauschalen Beträge, wie den Verpflegungsmehraufwand. Diese richten sich nach der jeweiligen Aufenthaltsdauer und auch nach dem jeweiligen Aufenthaltsort. Auf der einen Seite gibt es die pauschalen Verpflegungsmehraufwandsätze für Deutschland, auf der anderen Seite auch für die verschiedensten ausländischen Länder. Und nicht nur für die einzelnen verschiedenen Länder gibt es eigene Pauschalbeträge, teilweise gibt es auch verschiedene Pauschalbeiträge für verschiedene Städte eines Landes.

Diese Spesensätze werden vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und werden jährlich an die aktuellen Gegebenheiten angepasst.

Aber nicht nur die Spesen sollten in die Reisekostenabrechnung Eingang finden, auch die anderen, absetzbaren Kosten sollte man dokumentieren und mit einreichen. Dies kann man sehr einfach mittels einer Reisekostenabrechnungssoftware bewerkstelligen. Mit dieser Software können sie Ihre Kosten schon während der Dienstreise eintragen, somit wird auch kein Posten vergessen oder geht verloren. Alles was Sie benötigen ist Ihr Notebook und eine Internetverbindung. Dann können Sie sich bei der Software einloggen und die Daten einfach und komfortabel eintragen. Und auch die spätere Auswertung der von Ihnen eingegebenen Daten wird erheblich vereinfacht. Sie können mittels weniger Mausklicks die Daten nach verschiedenen Kriterien ordnen und auf Wunsch auch ausdrucken. Und diese ausgedruckten Aufstellungen können Sie dann zusammen mit den Belegen beim Finanzamt oder Ihrem Arbeitgeber einreichen. Dann heißt es zwar immer noch „Außer Spesen nichts gewesen“ aber sie bleiben nicht auf den Spesen sitzen. /p>

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