Warum Sie Tagessätze und Reisekosten erfassen sollten

Oft werden bei Reisekosten Tagessätze abgerechnet. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) schreibt zum Thema Tagessätze:

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 und R 9.11 Abs. 10 Satz 7 Nr. 3 LStR), für den Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Abs. 2 und 9.11 Abs. 8 LStR).

Laut BMF müssen also für den Werbungskostenabzug die tatsächlich anfallenden Kosten abrechnet werden.

Diese Erfassung ist mit einem Mehraufwand verbunden, der oft nach der Dienstreise anfällt. Man sitzt wieder im Büro am eigenen Schreibtisch und hat nun die Aufgabe für die vergangene Dienstreise eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Wie so oft steck auch hier der Teufel im Detail. Viele Dinge, die verrechnungsfähig wären, werden nicht mehr erfasst. Dies kann aus mehreren Gründen geschehen. Beispielsweise weil man schlicht und einfach vergessen hat die entstandenen Kosten zu notieren.

Dabei kann es auch sehr einfach sein, die Reisekostenabrechnung zu erstellen. Mit einer Online-Reisekostenabrechnungssoftware lässt sich dies ganz einfach und schnell während der Dienstreise bewerkstelligen. Beispielsweise morgens im Hotel: man sitzt noch im Hotelzimmer und bereitet den kommenden Termin mit einem Zulieferer vor. Dazu wählt man sich über das Internet ins eigene Firmennetz ein um die aktuellen Daten parat zu haben. Nun ist es auch ein leichtes, seine Reisekosten gleich mit zu erledigen. Da man ja schon online ist, ist es kein Problem seine Online-Reisekostenabrechnungssoftware aufzurufen und die Hotelübernachtung sowie das Frühstück einzutragen. Wenn man konsequent so verfährt und die Reisekosten-Tagessätze vor Ort erfasst, muss man nur noch die entsprechenden Belege aufbewahren und die gesamte Reisekostenabrechnung ist erledigt.

Im heimischen Büro muss man dann nur noch die Aufstellung drucken und mit den gesammelten Belegen in der Buchhaltungsabteilung abgeben. So einfach kann die Reisekostenabrechnung sein. Kein Nachgrübeln mehr ob alles erfasst ist, keine vergessenen Beträge. Somit kann man sich mit voller Kraft dem Büroalltag widmen und muss nicht mit der Bürokratie kämpfen.

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