Verrechnung der Verpflegung bei Reisekosten

Mobilität im Beruf verursacht einiges an Kosten. Das weiß jeder, der schon auf Dienstreise gewesen ist. Alle Kosten steigen, von der Verpflegung bis hin zur Übernachtung. Diese Kosten muss der sich auf Diensteise befindende Mitarbeiter oft aus eigener Tasche bezahlen. Da dies aber eine Dienstreise ist und es dem Mitarbeiter nicht zuzumuten ist, die zusätzlichen Kosten zu tragen, gibt es die Reisekostenabrechnung.

Mittels der Reisekosten kann der Mitarbeiter die Ihm entstandenen Kosten angeben und bekommt, sofern gerechtfertigt, das Geld entweder vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt zurück. Eine Position, die verrechnungsfähig sind, sind die Verpflegungskosten. Dabei gibt es aber einen Punkt zu beachten. Bei den Verpflegungskosten sind nicht die tatsächlich angefallenen Kosten absetzbar sondern nur eine Verpflegungspauschale, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Diese Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt. Dabei gibt es verschiedene Spesensätze, einen Satz für das Inland und für das Ausland sind die Sätze je nach Land unterschiedlich, teilweise unterschieden sich die Sätze von Stadt zu Stadt.

Um nun die gesamten Reisekosten einer Dienstreise erfassen zu können muss der Mitarbeiter de während der Dienstreise entstehenden Kosten dokumentieren. Früher geschah dies oft mittels verschiedenster Vordrucke, in die der Mitarbeiter die entstandenen Kosten eintragen musste. Diese Listen waren zwar einfach zu führen nur die Organisation der Listen und die Weiterverarbeitung der darin enthaltenen Daten gestaltete sich als problematisch. Man musste entweder die Listen direkt bearbeiten oder die Daten der Listen erst mühsam per Hand in den PC eingeben um die Daten überhaupt erst elektronisch weiterverarbeiten zu können. Dies war mit zusätzlicher Zeit, zusätzlichem Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden.

Eine wesentlich einfachere und preiswertere Lösung ist die Erfassung der Reisekosten in einer Reisekostenabrechnungssoftware. Hier kann der sich auf Dienstreise befindliche Mitarbeiter mittels seines mit dem Internet verbundenen Notebooks bei der Software einloggen. Nach dem einloggen kann er dann die Daten einfach und schnell eintragen. Das einzige was er noch tun muss ist die sichere Verwahrung der Belege. Wieder am heimischen Arbeitsplatz kann er dann die Daten in einer Übersicht zusammenfassen und ausdrucken. Und diese Übersicht kann der dann zusammen mit den Belegen entweder beim Finanzamt oder bei seinem Arbeitgeber einreichen.

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