Was ist eine Verpflegungspauschale?

Wenn man beruflich unterwegs ist, also beispielsweise auf Dienstreise, dann hat man naturgemäß höhere Kosten als an einem ganz normalen Tag im Büro. Wenn man den ganzen Tag im Firmenauftrag unterwegs ist, muss man natürlich auch etwas essen und etwas trinken. Nun wäre es nicht angemessen wenn der Mitarbeiter den eventuellen Restaurantbesuch selber bezahlen müsste. Schließlich ist er für seine Firma unterwegs und wenn er ganz normal an seinem Schreibtisch sitzen würde, dann hätte er diese zusätzlichen Kosten auch nicht. Und aus diesem Grund erhält er auch einen Verpflegungsmehraufwand.

Diese Verpflegungspauschale ermöglicht die Ersetzung der Kosten. Da er aber nun diese Kosten ersetzt bekommt, und sein Arbeitgeber diese als Betriebsausgaben verrechnen möchte, muss der Mitarbeiter auf Dienstreise eine Reisekostenabrechnung machen. Dort muss er alle verrechnungsfähigen Posten auflisten, denn nur anhand dieser Liste und den Belegen, die dessen Korrektheit bestätigen, bekommt er seine Kosten erstattet. Der Verpflegungsmehraufwand ist ein festgelegter Pauschalbetrag während andere Kosten, beispielsweise die Kosten eines Fluges in der tatsächlichen Höhe abgerechnet werden können.

Früher musste der Mitarbeiter jeden einzelnen Posten handschriftlich in ein Formular eintragen. Dies geschah aufgrund von zeitlichen Engpässen auch manchmal erst nach Beendigung der Dienstreise. Der Mitarbeiter musste sich dann an seinen Arbeitsplatz setzen und die gesamte Dienstreise aus dem Gedächtnis rekapitulieren um die getätigten Ausgaben zu ermitteln. Dies war einerseits sehr mühsam und andererseits auch sehr anfällig für Fehler. Schnell hatte man einen verrechnungsfähigen Posten übersehen oder schlichtweg vergessen. Und damit hatte man bares Geld verschenkt.

Mit den heutigen technischen Möglichkeiten ist dies nun nicht mehr notwendig. Man benötigt nur ein Notebook, einen Internetanschluss und wenige Minuten Zeit.

Das Notebook sollte kein Problem sein, viele Mitarbeiter haben auf ihren Dienstreisen sowieso eines dabei. Und auch der Internetanschluss wird heutzutage in vielen Hotels angeboten oder man kann einen der vielen Hotspots an Flughäfen nutzen. Und in Anbetracht der Tatsache, wie viel Zeit und Geld man mit dieser Methode sparen kann sollte jeder vernünftige Mensch diese 1-2 Minuten erübrigen.

Wenn diese Daten dann erfasst sind muss man nur noch die Belege sorgfältig aufheben und die Reisekostenabrechnung ist so gut wie erledigt. Nach der Rückkehr muss man lediglich die erfassten Daten ausdrucken und mit den Belegen zusammen einreichen. So einfach kann die Reisekostenabrechnung sein.

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