Sind Vordrucke für Reisekostenabrechnungen noch zeitgemäss?

Manche kennen es noch von früher. Er war ein Begleiter auf jeder Dienstreise, ohne Ihn ist man praktisch nicht losgefahren. Die Rede ist vom Vordruck Reisekosten. Die Liste, die nach Beendigung der Dienstreise schnellstmöglich in der Buchhaltung abgeliefert werden musst. Das allabendliche ausfüllen auf mehrtägigen Dienstreisen oder das rekapitulieren der Dienstreise am Büroschreibtisch. Das gehörte zum einer normalen Dienstreise dazu.

Was aber wenn man eine Aufstellung seiner jährlichen Reisekosten machen wollte? Da hilft der Vordruck, so praktisch er in manchen Sachen auch sein mag, nicht weiter. Man müsste die Unterlagen aus verschiedenen Akten heraussuchen, kopieren und wieder einsortieren. Also ein Vorgang der Zeit beansprucht.

Eine viel einfachere Lösung ist die Erfassung der Reisekosten mit einer Software zur Reisekostenabrechnung. Hier werden die Daten zeitnah und ortsunabhängig erfasst und gespeichert. Dies kann vor Ort, noch auf der Dienstreise geschehen. Man braucht lediglich ein Notebook oder einen PC und einen Internetanschluss. Damit meldet man sich bei seiner Reisekostenabrechnungssoftware an und kann die Daten sofort eintragen. Die Belege hebt man wie gewohnt auf.

Wieder im Büro kann man dann mit einigen wenigen Mausklicks die von der Buchhaltung gewünschte Aufstellung ausdrucken und mit dem Belegen zusammen dort abgeben. Damit ist das Thema buchhalterisch erledigt.

Und mit den Daten in elektronischer Form kann man sich die Daten anhand verschiedener Kriterien zusammenstellen lassen, was die Auswertung der gesammelten Daten sehr schnell und einfach macht.

Mit dem Vordruck Reisekosten können sie die Daten zwar auch einfach erfassen aber mit der Reisekostenabrechnungssoftware haben sie im nachhinein viel mehr Möglichkeiten die Daten auszuwerten und weiterzuverarbeiten.

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